Het is het belangrijk het personeel nauw te betrekken tijdens de voorbereidingsfase. Dit kan gebeuren door bij de aanvang van het project een interne werkgroep samen te stellen.  Op die manier krijgt men het gevoel nauw betrokken te zijn bij de uiteindelijke beslissingen.  

De werkgroep bestaat bij voorkeur uit: verzorgend personeel, afdelingsverantwoordelijken, verpleegkundigen, management, ICT-verantwoordelijke en eventueel een vertegenwoordiger van de familie of een vertegenwoordiging van de bewonersraad.

Technologieaanbieders of commerciële organisaties horen hier niet vertegenwoordigd te zijn.  De zorgorganisatie moet eerst zelf bepalen wat ze wil zonder beïnvloeding van wat er technisch allemaal mogelijk is of welke producten of systemen hiervoor in aanmerking kunnen komen.

In deze fase worden belangrijke vragen gesteld die de visie ten aanzien het gebruik van technologie duidelijk stellen. Wat wil men met (meer) technologie uiteindelijk bereiken? Waar ligt de afweging tussen enerzijds meer veiligheid bij de cliënten en anderzijds het verhogen van het comfort en de bewegingsvrijheid?  Hoe kan technologie de arbeidefficiëntie verhogen en in welke mate grijpt dit in op de (bestaande) zorgprocessen? Hoe gaat men om met vrijheidsbeperkende maatregelen zoals camerabewaking, monitoring en dwaalpreventie? Hoe zal de zorgorganisatie de komende decennia evolueren en in welke mate zal technologie daar een belangrijke(re) rol in spelen?

We begeleiden u bij het formuleren van die visie en wijzen u op een aantal valkuilen en risico’s bij het gebruik van technologie. Op die manier komt men makkelijker tot een globale visie t.a.z. van technologie die past bij de eigenheid van de organisatie. 

Het functioneel Programma van Eisen (fpvE) formuleert in detail alle eisen waaraan de zorgtechnologie binnen een bepaalde infrastructuur en voor een specifieke doelgroep moet voldoen.

Bij het opstellen wordt niet vertrokken vanuit één of ander product of systeem maar beschrijft men nauwkeurig welke functionaliteit aan de technologie wordt toegekend. Een voorbeeld hiervan is de functie van de opsta-alarmering. Die alarmeert een zorgkundige van zodra de bewoner zijn bed verlaat.  Deze functionaliteit kan ingezet worden wanneer men verkiest zoveel mogelijk fysieke fixatie te vermijden.

Vertrekken vanuit functionele eisen biedt het voordeel dat men duidelijk kan omschrijven wat men wil zonder technische kennis. We houden ook geen rekening met de technische implicaties. 

Bij het opstellen van het fpvE worden geen leveranciers en producenten betrokken. Dit voorkomt dat men vervalt in een technische discussie waarbij producten en systemen bepalend worden.

Het fpvE wordt opgesteld samen met de interne werkgroep en wordt begeleid door een aantal workshops.  Tijdens de workshops wordt een “functiewijzer” overlopen die als leidraad dient om alle mogelijkheden te leren kennen.  Hierbij brengen we in kaart wat nodig is op het gebied van veiligheid, passieve en actieve alarmering, comfort & welzijn, monitoring, communicatie, omgevingsbediening en zorgtaakregistratie.

We begeleiden de workshops en brengen structuur in het overlopen van de functiewijzer. Het eindresultaat is een gedetailleerde beschrijving van de eisen per functionaliteit voorgesteld in een overzichtelijk sjabloon.

Het fpvE vormt het vertrekpunt voor het onderhandelen met producten en technologieaanbieders en vormt de basis voor het verkennen van de markt.  Het document biedt u hierbij een houvast en zorgt ervoor dat uw eisen duidelijk voor ogen houdt.

Het fpvE wordt uitgestuurd naar alle relevante aanbieders waarop zij kunnen aangeven in welke mate ze beantwoorden aan de eisen. Deze manier van werken biedt u de kans de voorgestelde oplossingen van de verschillende aanbieders makkelijker te vergelijken.  Op basis van de antwoorden kan u bepalen met welke aanbieders u verder wil gaan. 

In een volgende stap worden er informele sessies met de aanbieders georganiseerd om hun aanbod meer in detail te leren kennen. Dit stelt u in staat dieper in te gaan op elk facet van het fpve en een aantal randvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld de onderhoudskosten en afspraken ivm dienst na verkoop.    

Aan het eind van deze stap kan aan de meest interessante aanbieders een eerste kostenbegroting worden gevraagd.  Op die manier krijgt men zicht op de totale kosten en kan men beter inschatten of de eisen haalbaar zijn binnen het vooropgestelde budget. Op die manier kan men nagaan hoe de investeringen kunnen worden verantwoord, eventueel worden terugverdiend of welke systemen pas in een later fase worden voorzien.

In deze stap begeleiden we u in het aanreiken van de technologieaanbieders en het organiseren van de sessies. We helpen tevens bij het duidelijk in kaart brengen van het aanbod van de verschillende aanbieders via een overzichtelijk sjabloon.

In complexe projecten is er vaak sprake van een combinatie van meerdere systemen en technologieën. Meestal is het niet één producent die een bepaalde techniek levert. Zo bestaat bijvoorbeeld een systeem in een intramurale setting uit een combinatie van een verpleegoproepsysteem,  dwaaldetectie, camerabewaking, toegangscontrole, communicatiesysteem en nog veel meer.

Die afzonderlijke systemen moeten tot een geheel aan elkaar gekoppeld worden. Dit is de taak van een systeemintegrator die dit alles bouwt tot een werkend systeem van diverse componenten, vaak aangevuld met eigen technologie (meestal software).  

Het is belangrijk een systeemintegrator reeds in de ontwerpfase te betrekken om op die manier te bewaken dat alle systemen vlot met elkaar kunnen worden gekoppeld. Het is zijn taak om in de voorbereidende fase me te helpen bepalen welke systemen er zonder problemen kunnen samenwerken.

We begeleiden in de keuze en selectie van een systeemintegrator en bepalen samen de opdrachtgever aan welke criteria die moet voldoen.

In deze stap, wordt op basis van de eerder verzamelde informatie, een definitief advies geformuleerd in samenspraak met de interne werkgroep. Het definitief advies wordt uiteindelijk vertaald naar een technisch lastenboek. Dit valt meestal onder de verantwoordelijkheid van een studiebureau dat tevens instaat voor de aanbestedingsprocedure.  

Hier zien we er op toe of het technisch lastenboek niet teveel afwijkt van het functioneel programma van eisen.

Ook deze fase vraagt om een specifieke begeleiding en aanpak. Eenmaal het gebouw is afgewerkt of de renovatie is uitgevoerd en alle technieken zijn geïnstalleerd worden de systemen in gebruik genomen.  Vaak kondigt zich hier een chaotische periode aan waar veel kinderziektes de kop opsteken en tal van zaken nog moeten worden bijgesteld.

In deze fase begeleiden we u in het geven van concrete, praktische tips om de ingebruikname vlotter te laten verlopen.